社内データ管理が必要な4つの理由｜導入すべき企業の特徴と注意点

大量の販売データや顧客データを取り扱う企業のなかには、「社内データ管理って今すぐやったほうがいいの？」という疑問を抱いている人もいるでしょう。

そもそも社内データ管理とは、データを使用するために「収集・整理・保管」をすることで、下記のような作業をさします。

社内データ管理を行うことで以下のようなメリットがあるため、
以下のような企業は、今すぐ社内データ管理を行うべきである、といえるでしょう。

そこでこの記事では、以下の内容について解説していきます。

この章では、社内データ管理に含まれる作業内容
●収集
●整理
●保管
●データの使用
について、それぞれ解説します。

1. 社内データ管理とは｜データを使用するために「収集・整理・保管」すること

社内のデータ管理を検討している人なかには、データ管理を以下のような簡単な作業だとイメージしている人もいるかもしれません。

●    データを収集して保存しておくだけ
●    契約書や注文書のデータを表にするだけ　など

しかし一口に社内データ管理といってもその作業内容は幅広く、以下のような作業が含まれます。

この章では、社内データ管理に含まれる作業内容
●収集
●整理
●保管
●データの使用
について、それぞれ解説します。

1-1. 目的に沿ったデータを収集する

社内データ管理は、データを保管する工程ではなく、企業にとって必要なデータを収集する工程から始まります。
収集するデータは、以下のようにあらかじめ設定した目的に沿ったデータに限定します。

各データの必要性を意識せず、やみくもにデータを収集すると、
●無駄な作業の増加
●保管コストの増加
につながります。

社内のデータ管理を効率よく行うためには、「何のためにデータを収集するのか」目的を明確にすることが重要です。

1-2. データを整理して検索しやすい状態にする

社内データ管理におけるデータの整理とは、必要なときに必要なデータを探し出せるように整えることを指します。
具体的には、
●検索性が高く、担当者以外でも速やかに必要な情報を検索できる
●常に最新のデータが閲覧できる
●必要なときに過去のデータを閲覧できる
●関連情報同士が紐づいており、情報を参照できる
●不要なデータをすぐに発見し、削除できる
などの状態に整えることです。

後述する工程「1-4. 収集したデータを使用して、経営や営業活動に役立てる」のためにも、データの整理は非常に重要な工程です。

1-3. セキュリティ対策を施した状態でデータを保管する

社内データ管理で収集した情報は、機密性の高い情報であることがほとんどなため、十分なセキュリティ対策が必要です。
パソコン上に保存された情報は、常に
●ハッキング
●不正アクセス
●ウイルス感染
などによる、情報漏洩のリスクがあります。

特に顧客情報・個人情報の漏洩は、
●顧客・消費者からの損害賠償を請求される
●営業機会の損失
●社会的信用の低下
●情報漏洩に関する問い合わせ対応
など、企業にとって大きな損失につながります。

上記のようなリスクを回避するためには、より安全性の高い社内データ管理体制を整えることが必須といえるでしょう。

1-4. 収集したデータを使用して、経営や営業活動に役立てる

社内データ管理で収集・整理・保管したデータは、データ分析を行い、経営判断や営業活動の材料として活用します。

社内データ管理において最も重要なポイントは、管理したデータをどう活用するか、という点です。

社内データ管理の目的は「データを活用すること」です。
ただデータを収集して整理しただけでは、コストに見合う効果は生まれません。

収集・整理したデータをもとに、
●無駄のない在庫管理を行う
●商品の購買傾向を読み取り、商品開発に生かす
●顧客行動を分析し、新しいサービスをリリースする
●営業成績を分析し、営業力の底上げを図る
など、経営や営業活動に役立てる必要があります。

データを活用した経営判断は、企業の現状を正確に把握できるなど、多くのメリットがあります。
詳しくは、次章「2. 社内データ管理を行うメリット4つ」で解説しているため、ぜひご覧ください。

2. 社内データ管理を行うメリット4つ

社内データ管理とは何かについて理解したところで、「そもそもデータ管理は必要なの？」と疑問を感じている人もいるかと思います。

前述の通り、社内でのデータ管理を行うと、以下のようなメリットがあります。

上記のメリットを得たい企業は、社内のデータ管理が必要だといえるでしょう。この章では、それぞれのメリットについて詳しく解説していきます。

2-1. 主観的・感覚的な意思決定から脱却できる

社内データ管理を行うことで、データに基づくロジカルな状況分析ができるようになり、主観的・感覚的な意思決定から脱却できます。

根拠のない思い付きによる意思決定は、周囲を混乱させます。
また施策が失敗してしまったときも、失敗の原因を探ることができず、その後の業務や経営に生かすことができません。

対してデータ管理を正しく行い、データに基づいた論理的な意思決定ができると、施策に根拠が生まれるため周囲も納得・行動しやすくなります。

さらに、万が一施策が失敗してしまったとしても、前回のデータと突き合わせて失敗の理由を検討・分析することで新たな発見ができます。

データ管理を行っていないケース

データ管理を行っているケース

2-2. 業務効率の向上につながる

社内データ管理を行うことで必要なデータをすぐに見つけたり、利用したりできるようになり、業務効率が向上します。

例えば、過去3年間の売上を調べ今期の人気商品を予測、売れそうな商品を仕入れる業務があるとしましょう。

社内のデータ管理を行っていないケースでは、3年間分の売上を記した帳簿や伝票を調べる必要があり、リサーチ業務で数時間が必要となる可能性があります。

しかし、社内データ管理を正しく行っているケースでは、期間を指定するだけで容易に過去データにアクセスできます。

データ管理を行っていないケース

データ管理を行っているケース

2-3. 競合優位性が高まる

社内データ管理を正しく行い、業務効率を上げることで、競合優位性を高めることが可能です。
前述の通り、社内データ管理は業務効率の向上につながります。

大手ソフトウエア開発会社による調査では、人はデータを検索するために1日あたり約1.6時間浪費しており、業務効率が低下している事がわかっています。

参考：【社内業務に関する調査】｜株式会社オウケイウェイヴ

つまり、社内データ管理を行いすぐにデータにアクセスできる状態を維持しておけば、サービスの改善や商品開発といった主業務に、他社より早く取り組むことができます。

データ管理を行っていないケース

データ管理を行っているケース

2-4. ストレージコストが減少する

社内データ管理を正しく行うことで、データの保管に必要なコストを減少させることができます。

データ管理を行っていないケースでは、不要なファイルの判別がつかないため、データの整理ができず、時間が経つほどファイル量が増えてしまいます。

その結果、データの保存に必要なストレージ容量が増加し、管理コストや費用も増加してしまいます。

対して社内データ管理では、収集・保管するデータの種類や保管期限に関するルールを設定します。

必要なデータを必要な分だけ残し、不要なデータを削除することで、時間が経っても必要なストレージ容量が大きく増加することはなく、コストの増加を抑えられます。

データ管理を行っていないケース

データ管理を行っているケース

3. 社内データ管理を行うデメリット2つ

社内データ管理を行うかどうか判断するためには、メリットだけではなく、デメリットについても理解しておきたいですよね。

社内のデータ管理を導入するデメリットには、以下のようなものがあります。

ここからは、それぞれのデメリットについて詳しく解説していきます。

3-1. 導入時のデータ収集に時間がかかる

データが散在している状態から社内データ管理を始めるためには、膨大なデータを入力する必要があり、導入までに時間がかかります。

またデータを入力するためには

• 重複しているデータを統合したり
• 表記ゆれを修正したり

するなど、データ自体を整理する必要もあります。

社内データ管理の導入に時間をかけすぎると、作業工数が増え導入コストが増加する・社員の関心が低下しデータの活用に至らないなど、導入失敗の要因となります。

そのため、社内データ管理を始めるときには、

など、できるだけ短時間で導入できる工夫が必要です。

3-2. システム使用料などのコストがかかる

データ管理ツールなどを利用して社内データ管理を行う場合、システム使用料などのコストがかかります。

社内データ管理では、専用ツールを活用してデータ管理を行うことが一般的です。

この専用ツールは、

• ツール利用量
• システム使用料
• サーバー利用量

など、ツールによって異なる様々な費用がかかります。

データ管理で得られるメリットは、業務効率や競合優位性など、数字でわかりやすい基準ではありません。
そのため、費用対効果を実感しづらく、逆にコストの負担を実感しやすいといえるでしょう。

4. 今すぐ社内のデータ管理をするべき企業の特徴2つ

社内データ管理のメリット・デメリットを理解したところで、「データ管理が重要なのはわかったけど、今すぐ取り組まなきゃいけないの？」と思っている人もいるでしょう。

今すぐ社内データ管理を行うべき企業は以下のような企業です。

この章では、今すぐ社内データ管理を行うべき企業について、それぞれ解説していきます。

4-1. 営業力・販売力を強化したい企業

「2-1. 主観的・感覚的な意思決定から脱却できる」で解説した通り、正しい社内データ管理を行うことで、データに基づいた論理的な状況分析や判断が可能になります。

根拠のない漠然とした営業活動ではなく、論理的な営業活動を行い、営業力・販売力を強化したい企業はすぐに社内データ管理を導入するべきだと言えるでしょう。

4-2. 在庫管理を効率化したい企業

商品の販売データを管理することによって、効率よく在庫管理を行うことができます。

例えば、

• 多数の商品を扱っている
• 季節ごとの販売数に波がある

など、在庫管理予測に時間がかかっている企業は、データを管理し収集した販売データを生かした在庫管理を行うのがおすすめです。

5. 社内データ管理を行う流れ

前章では、社内データ管理をするべき企業の特徴について解説しました。

「社内データ管理を導入しよう」と思った人は、導入前に実際にデータ管理を始めるときの流れも具体的にイメージしたいですよね。

社内のデータ管理は、以下の流れで行います。

ここからは、それぞれの工程について詳しく解説していきます。

5-1. 社内データ管理の目的を決める

まずは、どのような目的のために社内データ管理を行うのかを決定しましょう。

「1-1. 目的に沿ったデータを収集する」で解説したように、社内データ管理では、目的の達成に必要なデータのみを収集することが重要です。

そのため、まずは

を考えましょう。

5-2. 社内データ管理の部署・担当者を決定する

データ管理を担う担当部署や担当者を選出しましょう。

担当部署は、

などを担当し、社内データ管理業務の中心となります。

5-3. 社内データ管理を行うツールを決定する

社内データ管理で利用するツールを決定しましょう。

「3-2. システム使用料などのコストがかかる」でも触れた通り、社内のデータ管理は、専用のデータ管理向けツールを活用するのが一般的です。

しかしデータ管理向けツールには以下のように多くの種類・製品があり、貴社に適切なツールを選ばないと、効果的な社内データ管理は行えません。

以下はデータ管理向けツールの選び方の例です。

データ管理向けツールを選ぶときに参考にしてください。

社内データ管理の目的や運用のしやすさを考慮して、自社に最適なデータ管理ツールを利用しましょう。

5-4. データのライフサイクルを決める

データ毎にライフサイクル（保管期間）を設定します。

「2-4. ストレージコストが減少する」でも触れたように、正しい社内データ管理では、データを収集・保管するだけではなく、適切に破棄することも必要です。

データのライフサイクルは、主にデータの重要度によって変わります。

各データに保管期間を設定しておけば、機械的にデータを削除・整理することができ、管理データの増加に伴うコストの増加を防げます。

5-5. データの形式を整え入力する（データクレンジング）

使用するデータを社内データ管理ツールに合わせて形式を整え、ツールに入力していきます。
社内データ管理を導入するときなど、すでにあるデータを入力する場合は、

などの作業を行います。

この作業を「データクレンジング」と呼びます。
しっかりとデータクレンジングを行うことで、データに信頼性や高い価値が生まれます。

5-6. データを収集し入力・活用する

「5-5. データの形式を整え入力する（データクレンジング）」までの準備段階が終了したら、実際に運用していきます。

データを収集する方法は、収集するデータの種類や目的に合わせて選びましょう。

データを収集する方法は数多くありますが、主に

などが挙げられます。

収集したデータは、「1-4. 収集したデータを使用して、経営や営業活動に役立てる」で解説したように、様々な業務や経営判断・営業判断に生かしていきます。

5-7.データ管理の課題・改善策を見直す

社内データ管理の運用状況や課題、その改善策について定期的に見直しましょう。

社内データ管理は、行っているうちに扱うデータの種類や量が増えたり、分析に必要なデータが変わったりします。

そのため、

など、定期的に見直しを行い、改善していきましょう。

6. 社内データ管理をするときの注意点2つ

前章では、実際に社内データ管理を行う流れについて解説しました。

なかには社内データ管理を行うにあたって、気を付けるべき点があれば知りたいという人もいるかと思います。

実際に社内データ管理を行うときには、以下のような注意点があります。

この章では、上記の注意点についてそれぞれ解説していきます。

6-1. 社内データ管理を導入するときは綿密な計画を立てて行う

社内データ管理を導入するときは、あらかじめ綿密な計画を立てて行いましょう。

社内データ管理の導入には、以下のように部署内だけでなく他部署や支社など、横のつながりの協力も必要になるケースが多くあります。

そのため社内データ管理の導入を場当たり的に進めてしまうと、計画の遅延や予算の超過など様々な方面に迷惑がかかり、結果的にデータ管理導入の失敗につながります。

「5. 社内データ管理を行う流れ」で解説した通り、社内データ管理の導入では決めるべき事項も多いため、計画的に作業を進めることが重要です。

6-2. 常にバックアップを取りデータを保護する

社内データ管理で収集したデータは、常にバックアップをとるように設定しておきましょう。
電子データは、サーバーへの攻撃、システムやハードウェアの障害、誤操作などで消えてしまうことがあります。
扱うデータが電子データである以上、これらのトラブルを完全に防ぐことはできません。
そのため、社内データを失わないためには定期的にバックアップを取り、データを保護することが大切です。

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