会計ソフトのバックアップは必要!データの保存方法と注意点も解説

「面倒そうで会計ソフトのバックアップはとったことがないけれど、やっぱり必要なの?」
「会計ソフトのバックアップをとらないと、どんなリスクがあるの?」
 そんな疑問をお持ちではないですか? 

結論から言うと、会計ソフトのデータもバックアップは必要です。
その理由は、主に以下3点です。 

会計ソフトのバックアップが必要な3つの理由
  • 予期せぬデータ消失の被害を最小限に抑えるため
  • 修正が必要な時に過去のデータを呼び出せるため
  • 顧客や取引先からの信用低下を防ぐため

「クラウド会計ソフトを使用しているから、バックアップの心配はないはず!」と思う方もいるかもしれません。しかし、クラウド会計ソフトならではのリスクもあるため、過信してバックアップを怠るのは危険です。

そこでこの記事では、以下についてまとめて解説します。 

<本記事の内容> 

  • 会計ソフトのバックアップが必要な理由
  • 会計ソフトのバックアップをとる保存先
  • クラウド会計ソフトでもバックアップが必要な理由
  • 会計ソフトのバックアップのとり方
  • バックアップをとる際のポイント

最後まで読めば、会計ソフトのバックアップの重要性と、どうやってバックアップをとれば良いのかが具体的に理解できるはずです。

会社の大切な会計データを守るためにも、ぜひチェックしてくださいね。

1. 会計ソフトのバックアップが必要な3つの理由

バックアップとは、データやシステムの状態を複製し、故障やコンピューターウイルス感染などのトラブル時の復旧に備えて、別の媒体などに保存しておくことを言います。

会計ソフトにおいてもこのバックアップが必要な理由は、主に以下3点です。 

会計ソフトのバックアップが必要な3つの理由
  • 予期せぬデータ消失の被害を最小限に抑えるため
  • 修正が必要な時に過去のデータを呼び出せるため
  • 顧客や取引先からの信用低下を防ぐため

以下で詳しくご説明していきましょう。

1-1. 予期せぬデータ消失の被害を最小限に抑えるため

会計ソフトの中身に限らず、電子データは常に”破損”や”消失”のリスクと隣り合わせです。
そのため、予期せずデータが消えてしまっても被害を最小限に抑えるために、バックアップは欠かせません。 

データが消失してしまう主な要因は、以下の通りです。

データが破損・消失する主な要因
災害・地震による転倒や落下で、パソコンやハードディスクが破損
・水害により、パソコンやハードディスクが水没
・停電によるシステム急停止で負荷がかかり、パソコンやハードディスクが故障
・火災により、パソコンやハードディスクが破損
コンピューターウイルス感染・ サイバー攻撃・コンピューターウイルスに感染し、データが使用不可
・サイバー攻撃により、データが消失
システム障害・サーバーの故障によりデータが消失 
・パソコンがクラッシュし、データが消失
・会計システムの障害によりデータが消失
人為的ミス・データ取扱者が誤って保存データを消去、又は上書き
・パソコンを地面に落としてしまい、破損

例えば、コンピューターウイルスを予防するためにセキュリティソフトを導入したとしても、感染のリスクをゼロにすることはできません。 

被害が増えているコンピューターウイルスの一種「ランサムウェア」のように、日々亜種を増やし手口を高度化させているため、攻撃側と対策をとる側のいたちごっこだからです。

突発的なトラブルで会計ソフトのデータを失えば、取引の詳細やお金の流れが分からなくなり、最悪の場合、企業の営業活動を停止せざるを得なくなってしまいます。 
だからこそ、会計ソフトもバックアップが必要です。

適切にバックアップをとっていれば、バックアップデータを参照して業務を継続できると同時に、迅速に復旧作業を進めることが可能。 

もしもの時でも、被害を最小限に抑えられます。

1-2. 修正が必要な時に過去データを呼び出せるため

会計ソフトの内容を大幅に修正する必要がある場合、修正箇所の特定や修正作業には多くの時間を要します。
これを円滑に進めるために必要なのが、バックアップデータです。 

例えば、長期間にわたって誤った数値や仕訳を入力し続けていた場合、変更箇所が曖昧なままデータの書き換えを続けるのは危険。

特に、決算前のように切羽詰まった状況だと「帳簿の数字が合わない!どうしよう!」と気持ちが焦って正しい入力値まで変えてしまい、新たなトラブルを起こしかねません。 

しかし複数世代のバックアップがあれば、間違う前のデータを呼び出した上で、以下2通りの対応がとれます。

・過去世代のデータと突き合わせ、修正箇所を特定する
・過去世代のデータを元に、新たに数値や仕訳を入力し直す(リスタートする)

<バックアップの「世代管理」とは> 
最新データをバックアップするだけでなく、過去の時点でのデータも保存しておくこと。 例えば1日に1度バックアップをとる場合は、1世代といえば1日前のデータ、3世代といえば3日前のデータを呼び出せるように管理することを指します。

その他にも、数日前に間違って消去したデータを復元したい場合や、コンピューターウイルスに感染する前の状態に戻したい場合など、様々なトラブルに備えて複数時点でのバックアップデータが呼び出せるような体制をつくりましょう。

会計データの修正時に、迅速かつ柔軟に対応できるようになります。

1-3. 顧客や取引先からの信用低下を防ぐため

バックアップをとらずに会計ソフトのデータが消失した場合、一部の業務がストップするだけでなく、顧客や取引先からの信頼を失う恐れがあります。

重要データを守る「保険」として、バックアップは必要です。 
例えば、取引データや請求書情報が消失してしまったら、自社のお金の流れを止めざるを得なくなります。再開のためには、社外に照会や請求書の再発行の手間をお願いしなければならないでしょう。 

さらに、消えたデータの規模が大きいほど「あの会社は重要情報の管理すらできない」「リスクマネジメントが出来ない会社だから、取引しない方がいい」といった噂が広まります。

業務の一時停止による売上の損失以上に、こうしたイメージダウンの方が深刻でしょう。最悪の場合には、競合他社に乗り換える顧客や取引先が出てくるかもしれません。 

顧客や取引先と良い関係性を維持するためにも、安定的に業務を継続できるようなバックアップが欠かせません。

2. 会計ソフトのバックアップをとる3つの保存先

会計ソフトのバックアップの保存先は、以下の3つです。
それぞれにメリット・デメリットがあるため、2種類以上の異なる媒体でバックアップデータをとるようにしましょう。 

会計ソフトのバックアップをとる3つの保存先
  • ローカル
  • 外部記録媒体
  • クラウド

以下で詳しくご説明します。 

2-1. ローカル

本項におけるローカルとは、ネットワークに接続せず、個人のパソコンのみで操作できる環境のことを指します。主な保存場所は、パソコン内蔵のハードディスクです。

ローカルバックアップには、以下のようなメリット・デメリットがあります。 

メリットデメリット
・個人がアクセスしやすい
・サードパーティ(第三者)のサーバーに
   アップする必要がなく、情報漏洩の不安が
   薄れる
・管理が属人的になる
・パソコンの故障や破損など、物理的なトラブルに弱い
・コンピューターウイルスに感染しやすい
・容量不足になった場合、過去のデータを削除するか、別のデバイスを購入しなければならない

 会計ソフトによっては、「自動バックアップ機能」を設定すれば、指定の曜日・時刻にご利用のパソコンのハードディスク内に自動的でバックアップファイルを作成。バックアップ漏れが防げて便利です。

【参考】データの保存場所| 弥生会計 サポート情報 

ただし、パソコンやハードディスク自体が故障したり、コンピューターウイルスに感染したりすると、会計ソフトの中身もバックアップデータも消失するリスクがあります。

データの安全のために、必ず別の媒体にもバックアップをとるようにしましょう。

2-2. 外部記録媒体

外部記録媒体とは、以下のようにパソコンと接続して使用する周辺機器デバイスのことを言います。

・USBメモリ
・外付けハードディスク
・メモリーカード
・CD-ROM

外部記録媒体のメリット・デメリットは以下の通りです。

メリットデメリット
・パソコンの故障や破損のトラブルに強い
・デバイスの種類が多い
・使用後、必ずパソコンから取り外せば、
 コンピューターウイルスに感染しづらい
・紛失しやすい
・重要データが外部に持ち出されないよう、
 セキュリティ対策の必要がある
・経年劣化や物理的な衝撃に弱い
・パソコンに接続したままだと、コンピューターウイルスに感染しやすい
・容量不足になった場合、過去のデータを削除するか、別のデバイスを購入しなければならない

会計システムによって、バックアップがとれる外部記録媒体には違いがあります。 
例えば、CD-ROMへ直接のデータ保存ができないソフトだと、一旦パソコンのハードディスクに保存した後にデータを移動させなければなりません。

バックアップの工数を減らすには、自社が使用するパソコンや会計システムと相性の良い外部記録媒体を選ぶようにしましょう。 
また、USBメモリのように小型のデバイスは、紛失したり、差し込み・取り外し時の衝撃で破損したりすることも少なくありません。

同じデータをクラウドにも上げるなど、対策をとりましょう。

2-3. クラウド

クラウドへのバックアップとは、以下のようなインターネット上の仮想サーバーにデータを保存することです。

・Googleドライブ
・OneDrive
・Dropbox 

クラウドバックアップには、以下のようなメリット・デメリットがあります。

メリットデメリット

・パソコンの故障や破損といった、物理的な
 トラブルに強い
・デバイスに関わらず、ネットがあれば
 いつでも、どこでもアクセスできる
・容量不足になった場合、サービスの
 アップグレードでストレージを増やせる
・サービス提供会社が常に最新のアップ
   デートを行うため、セキュリティ対策
   が強固

・ネット上への情報流出リスクがある
・大きなデータをダウンロードする場合、
 長い時間がかかる
・サービス提供側の障害により、バック
   アップデータが消失する可能性もある

大手のクラウドサービス提供会社は、データの暗号化など最新のセキュリティ対策を行っています。そのため、ネット上とは言え安全性は他の保存先と同じか、それ以上であり、過度な心配はいりません。 

ただし、情報流出リスクを軽減するために、パスワード管理や二段認証導入は怠らないようにしましょう。

また、クラウド環境におけるデータ消失リスクのもっとも多い原因は、「利用者による設定ミスや操作ミス」だと言われています。 

企業がクラウド上のデータを失わないために必要な対策については、ぜひ以下の記事をご一読ください。

クラウド上のデータ消失を防ぐために利用企業がとるべき2つの対策

上の記事にも記載のある通り、クラウドサービスにおけるデータ保存の責任は、利用者側にあることがほとんどです。 

「間違ってクラウドのデータを削除してしまった!」という状況も十分有り得るため、他の媒体にもバックアップをとることをおすすめします。

3. クラウド会計ソフトでもバックアップは必要

近年利用が広まっているクラウド会計ソフトでも、バックアップは必要です。

クラウド会計ソフトとは、インターネットを介して使用する会計サービスのことで、以下のようなソフトがシェアを占めています。 

弥生会計オンライン
freee会計
マネーフォワードクラウド会計 

クラウド会計ソフトで作成されたデータは自動でクラウドサーバーに保管されるため、パソコンが故障したり突然電源が落ちたりしても、データを失う心配がありません。

しかし、以下のようなケースに備え、会計ソフトとは別にバックアップをとることを強くおすすめします。

クラウド会計ソフトとは別にバックアップが必要になるケース
  • ソフト提供会社側の障害により、システムにアクセス不可/データが消失
  • ソフトの保存可能期間を過ぎたデータが必要
  • 誤ってデータを変更・削除してしまった

以下で詳しくご説明しましょう。 

3-1. ソフト提供会社側の障害により、システムにアクセス不可/データが消失

クラウド会計ソフト提供側の障害やメンテナンスにより、システムにアクセスできなくなったりデータを消失したりするリスクがあります。

「クラウドサービスを提供する会社がまさか……」と思うかもしれませんが、2019年8月23日には、大手クラウドサービス事業者・AWS(Amazon Web Services)の一部サーバーで障害が発生。6~10時間に渡って対象サーバーを利用していたECサイトやゲームサイトがサービスを提供できなくなった事例もあります。 

障害発生時の復旧作業はクラウドサービス事業者によって行われるため、自社サーバーと比べ対応コスト面のメリットは大きいでしょう。

しかし、先方との契約内容によっては、データが消失しても補償されません。 

そのため、総務省の「国民のためのサイバーセキュリティサイト」でも、クラウドサービス事業者側の障害やメンテナンスに備え、バックアップをとることが推奨されています。

【参考】事例13:クラウドサービスに預けていた重要データが消えた|国民のためのサイバーセキュリティサイト|総務省

3-2. ソフトの保存可能期間を過ぎたデータが必要

会計ソフトや利用プランによっては、登録日から一定期間が経過したデータは消去されてしまいます。
一方、法人の会計書類は法人税法で保存期間が定められており、7年間~10年間の保存が必要です。

帳簿や帳簿に関して作成・受領した書類
(貸借対照表、損益計算書、注文書、領収書など)
7年間の保存が必要
欠損金の繰越控除を利用する場合10年間の保存が必要

出典:No.5930 帳簿書類等の保存期間|国税庁

もし保管が義務づけられている期間内にも関わらず、会計ソフトからデータが消去されてしまえば、保管義務を怠ったとしてペナルティーを科される恐れがあります。

さらに2024年以降は、電子帳簿保存法改正により、領収書や請求書を電子データで保存することが義務付けられます。

そのため、クラウド会計ソフト各社は、会計書類をアップロードする機能を次々リリース。クラウドソフトの担う役割が大きくなっている分、保存期間には注意が必要です。

事前にソフトのデータ保存可能期間を確認するとともに、法定期間内は確実にデータを保管・管理できるよう、バックアップは怠らないようにしましょう。

3-3. 誤ってデータを変更・削除してしまった

基本的にクラウド会計ソフトで保管されるのは最新データのみなので、誤ってデータを変更・削除してしまった場合、データの復元はできません。

クラウド会計ソフト「freee会計」でも、間違ってデータ削除をしてしまうリスクに備えて、ソフト内のデータをエクスポートしてバックアップをとることを推奨しています。

【参考】freeeのデータが消えたと思われる場合|freeeヘルプセンター

なお、CSV形式などでエクスポートしたバックアップデータは、会計ソフトの「インポート/アップロード機能」で取り込むことが可能です。

人為的なミスを完全に防ぐことはできませんが、適切なバックアップがあれば、会計データの修正や復元を効率化することができます。

4. 会計ソフトのバックアップのとり方

会計ソフトによってバックアップのとり方には違いがありますが、大まかな手順は以下の通りです。
USBメモリなどの外部記録媒体に保存したい場合は、デバイスをパソコンに接続した後に行ってください。 

会計ソフトのバックアップのとり方
  1. データの「バックアップ」又は「エクスポート」を行う
  2. 保存先を選択する
  3. ファイル名を指定して保存する

会計ソフトによっては、会計データの種類によってバックアップのとり方も異なります。 
詳しいやり方は、以下のような各ソフトのサポート情報を確認してください。

【参考】バックアップファイルの作成| 弥生会計 サポート情報
    データのバックアップを行う – freee会計|freeeヘルプセンター

5. 会計ソフトのバックアップをとる際の4つのポイント

会計ソフトのバックアップをとる際に気を付けるべき4つのポイントは、以下の通りです。

会計ソフトのバックアップをとる際の4つのポイント
  • バックアップをとる頻度
  • バックアップの範囲
  • バックアップの保存期間
  • 「3・2・1バックアップルール」

以下で詳しくご説明していきます。

5-1.  バックアップをとる頻度

バックアップをとる頻度には、日次、週次、月次、年次などがあります。
会計ソフトのバックアップは、会計データを保存し会計ソフトを終了する際に、その都度実施することをおすすめします。

以下の通り、バックアップの頻度が低いほどトラブルの際に失われるデータ量は大きくなります。

【例】2022年10月28日(金)以前のデータが消失した場合、取得できるバックアップデータは
       以下の通りです。 

日次      :2022年10月27日(木)時点
週次(金曜更新):2022年10月21日(金)時点
月次(月末更新):2022年9月30日(金)時点
年次(年末更新):2021年12月31日(金)時点

会計ソフトは業務に不可欠で1日に何度も更新されるため、データの損失を最小限に抑えるべく、更新に合わせてバックアップをとるようにしましょう。

バックアップ作業が習慣化され、バックアップ忘れの回避にもつながります。

5-2. バックアップの範囲

バックアップの範囲には以下の3通りがあり、多くの会計ソフトのバックアップ機能では「フルバックアップ」が採用されています。

バックアップの種類バックアップの範囲
フルバックアップバックアップ対象のすべてのデータを保存
差分バックアップ初回のフルバックアップから変更・追加されたデータのみを保存
増分バックアップ前回のバックアップ時からの変更・追加されたデータのみを保存

出典:データバックアップの方法|必要性やポイントを解説

フルバックアップの最大のメリットは、トラブル時にデータの復元が簡単なこと。 
会計データが消失した場合には、直近のバックアップデータを読み込むだけでOKです。
ただし、毎回フルバックアップを行うと保存先のデータ容量を圧迫します。 
そのため、弥生会計の自動バックアップ機能では、履歴として保存するファイル数を指定ことができ、数を超えた場合には一番古いファイルが削除されるようになっています。

【参考】弥生会計の自動バックアップ機能をわかりやすく解説|弥生会計 

5-3. バックアップの保存期間

3-2. ソフトの保存可能期間を過ぎたデータが必要でご説明した通り、会計データによっては7年間~10年間の保存が必要。

会社法では「会計帳簿及びその事業に関する重要な資料」と「計算書類及びその附属明細書」を10年間保管することを求めているため、「法人は会計関連の書類を10年保管する」と決めておくと確実です。

しかし、バックアップデータの保存期間は、保存するデータの量や保存先のデータ容量にも左右されます。バックアップデータが大きいと、いくつものファイルを保存するのは難しいのが実情です。

データ容量の逼迫を防ぐには、保存先のストレージを増やす以外にも、Arcserve UDP のようなバックアップソフトを活用し、データの「重複排除機能」でバックアップデータの保存容量を減らすことも有効。

重複排除とは、同じデータ形式が見つかった場合に、重複を排除してデータを保存する機能です。
バックアップ データの保存容量を減らし、多くの世代を保存できるようになります。
バックアップデータの容量削減や世代管理については以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひチェックしてみてください。

▶ 増え続けるバックアップデータを激減できるバックアップと世代管理の方法

5-4. 「3・2・1バックアップルール」

データのバックアップをとる際には、「3・2・1バックアップルール」を適用することでより確実にデータを保持できます。

<「3・2・1バックアップルール」とは> 
【3】データを3箇所に保存する (本来のデータに加えて、2つ以上のバックアップデータをもつ)
【2】2種類以上の異なる保存先(ローカル/外部記録媒体/クラウド)にデータを保存する
【1】バックアップの1つは遠隔地で保存する

上記のルールを守ることで、保存したパソコンや外部記録媒体が故障したり、バックアップファイルごとコンピューターウイルスに感染したりしても、データ復旧可能な状態を維持できます。

6. 「Arcserve UDP」ならサーバー丸ごとバックアップ

ここまで会計ソフトのバックアップについてご説明してきましたが、「毎回正確にバックアップをとるのは大変そう……」と思われた方もいるのではないでしょうか? 

企業におけるバックアップの運用負荷を軽減するには、Arcserve UDP のようにサーバーやパソコンのOS単位で「丸ごとバックアップ」し、「丸ごと戻す」ことができるバックアップソフトがおすすめです。

1. 会計ソフトのバックアップが必要な3つの理由」でご説明したバックアップの必要性は、会計ソフトに限らず、以下のような会社の営業活動に必要なデータすべてに共通しています。

・生産管理情報
・在庫管理
・営業支援ツール
・企業サイト
・顧客情報
・取引先情報
・メールの送受信データ
・社外秘資料
・社内用コミュニケーションツール 

しかし、多岐にわたる情報をそれぞれ別の方法でバックアップをとるのは煩雑。

バックアップをとる手間も、保存先のデータ容量もかかってしまい、作業工数や金銭的コストがかかり過ぎてしまいます。 

だからこそ、専門知識のないユーザでも、サーバー1台からバックアップできるシンプルなバックアップソフトを選ぶようにしましょう。

<Arcserve UDPで実現できること> 

Arcserve UDP を使えば、運用負荷を減らしながら、災害対策やシステムの即時復旧など高度な要件を実現できます。

  • システム全体を簡単に「丸ごととって」、「丸ごと元に戻す」ことが可能
  • 異なるシステムのバックアップ方法を標準化することで、運用の手間を削減
  • 「継続的な増分バックアップ」でバックアップデータを削減し、バックアップ時間を短縮
  • 災害でデータを失わないために、バックアップデータ遠隔地に複製
  • 重複排除機能により、高価な専用ストレージは不要  


 
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7. まとめ

この記事では会計ソフトのバックアップの必要性やその方法、ポイントなどをご紹介しました。
最後に本記事の内容をおさらいしましょう。  

  • 会計ソフトのバックアップが必要な3つの理由
     ・予期せぬデータ消失の被害を最小限に抑える
     ・修正が必要な時に過去のデータを呼び出せる
     ・顧客や取引先からの信用低下を防ぐ
     
  • 会計ソフトのバックアップをとる3つの保存先
     ・ローカル
     ・外部記録媒体
     ・クラウド
  • クラウド会計ソフトとは別にバックアップが必要になるケース
     ・ソフト提供会社側の障害により、システムにアクセス不可/データが消失
     ・ソフトの保存可能期間を過ぎたデータが必要
     ・誤ってデータを変更・削除してしまった
     
  • 会計ソフトのバックアップのとり方
     1. データの「バックアップ」又は「エクスポート」を行う
     2. 保存先を選択する
     3. ファイル名を指定して保存する

  • 会計ソフトのバックアップをとる際の4つのポイント
    ・バックアップをとる頻度
    ・バックアップの範囲
    ・バックアップの保存期間
    ・「3・2・1バックアップルール」 

  • バックアップの運用負荷を軽減するには、「Arcserve UDP」がおすすめ

この記事を参考に会計ソフトのバックアップ体制が改善され、安心して業務に取り組めるようになることを願っています。

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