領収書の電子化とは?メリット・デメリットまで詳しく解説

電子領収書とは、一般的に電子データで発行・保存する領収書のことを指します。

領収書を電子化すれば印紙が不要になるほか、経費や手間を大幅に削減できるため、業務効率が向上します。

この記事では、電子領収書の有効性からメリット・デメリット、発行方法まで詳しく解説します。

電子領収書とは?

電子領収書とは、一般的に電子データとして発行・保存される領収書のことをいい、「デジタル領収書」とも呼ばれます。

PDF形式の電子データとして発行された領収書はもちろん、紙で発行された領収書を撮影またはスキャンして電子化したものを電子領収書として扱うことも可能です。

従来の経費処理では作業量が膨大になることがありましたが、領収書のペーパーレス化によって業務効率を大幅に向上できます。

そのため、多くの企業で領収書の電子化が進められています。

電子化には税務署の承認が必要

領収書の電子化は、各社が自由に行ってよいわけではありません。

電子化した領収書やレシートを電子帳簿保存法の適用を受ける電子データとして保存するには、あらかじめ税務署に申請して承認を受けなければならないことが電子帳簿保存法で定められています。

具体的には、領収書やレシートの電子保存を開始しようとする日の3ヵ月前までに納税地の税務署へ申請し、承認を受ける必要があります。

つまり、実際に電子化した領収書やレシートが有効な書類として扱われるようになるのは、申請してから3ヵ月後以降ということです。

ただし、電子帳簿保存法の改正により、2022年1月からは税務署の承認は不要となります。

国が定める基準を満たした上で、電子帳簿保存法に対応したスキャナや会計システムなどの準備が整い次第、速やかな電子化が可能となる予定です。

経費処理時の領収書を電子化するメリット

経費処理は社員にとっても経理担当者にとっても負担の多い作業です。

社員は領収書と経費の申請書類を合わせて上司に提出し、上司から承認印をもらって経理部に提出しなければなりません。

その後経理担当者が領収書と申請書類を精査し、清算を行った後書類をファイリングして最低でも7年間保管しなければなりません。

もし領収書が適切なものでなかったり、申請書類に誤りがあったりした場合には、経費処理を申請した社員に差し戻して修正してもらう必要があります。

しかし、経費処理を電子化していれば、領収書をスマートフォンやタブレットで撮影してアップロードするだけなので、経費が発生したその日に経費処理を申請できます。

さらに、アプリの経費の精算フォームを使えば、入力の誤りをその時点で知らせてくれるので、経理担当者が社員に申請書類を差し戻すケースが大幅に減るでしょう。

加えて、営業職の社員は上司の承認を得るために、わざわざ会社に戻る必要がなくなるかもしれません。

経費処理を電子化すれば、申請書類と領収書をアップロードして、上司が時間のあるときにそれをチェックすることができるからです。

経費処理時の領収書を電子化するデメリット

最初に挙げられるデメリットは、電子化するための費用です。

経費処理を電子化するためには、ソフトやアプリケーション、パソコン、複合機などが必要になるかもしれません。

初期費用とランニングコストを考慮すると、数百万円程度の支出となるでしょう。

また経費処理の電子化が軌道に乗るまでは、電子化に詳しい派遣社員を雇う必要が生じる場合もあります。

電子化導入からしばらくは、予想外の支出が発生する可能性があるのです。

電子領収書の発行方法

電子領収書の発行には、手動でPDF形式の領収書を作成する、紙で作成した領収書をスキャンまたは撮影して電子化するといった方法があります。

しかし、正確で見栄えのよい電子領収書を効率よく発行するには、電子領収書発行システムを利用するのがおすすめであり、現在はこの方法が一般的です。

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