メールの管理には、「メール アーカイブ」が役立ちそうと耳にしたことがあっても必要性がわからない、使いこなせないと思われる方も多いのではないでしょうか。
2017年9月にArcserveがユーザー向けに行ったアンケートでは、メールの長期保管(アーカイブ)が必要だと87%方が思っていらっしゃいましたが、実際にアーカイビングしているかたは29%という結果でした。多くの企業がアーカイビングの必要性を感じつつ、導入に至っていないというのが実情です。
メールの長期保管(アーカイブ)が必要だと87%方がいらっしゃった訳ですが、利用されていない理由は「高価」、「機能が不明」、「必要性がわからない」の大きく３つでした。これからこの３つを解決すべく、メールアーカイブの役割やメリットについて説明していきます。
目次
1．メールアーカイブとは
メールアーカイブとは、メールを保存する受信トレイ以外の場所にまとめて保存することを指します。
「アーカイブ(archive)」という言葉は、書庫や記録という意味をもち、必要な時にすぐに取り出せるように保管する目的で使われます。「データを元の場所から削除(移動)して別の場所に保管する」という意味で使われ、データを整理するために使われます。
アーカイブと類似する言葉として「バックアップ」があります。
よく例えにするのは、バックアップは写真で、アーカイブは動画という説明をしています。写真だと、２枚の写真の間に何か起きているか解らないですが、動画なら何が起きたかを知ることができます。ドライブレコーダーをイメージするとわかりやすいかもしれません。事故が起こってしまったときに、何が起こったのかの動画を証拠提出できますよね。メールアーカイブの場合も何か問題が発生したときに、証拠として提出するためにメールの動画を撮ります。
メールアーカイブとバックアップにはどのような違いがあるのか、さらに詳しく２章で比較してみます。
2. メールアーカイブとバックアップの３つの大きな違い
メールアーカイブは、メールの送受信をする度に、自動でメールデータを収集しメールシステムとは別の領域に確保します。ユーザーがメールを削除しても、アーカイブで保管したメールデータは、一切、影響を受けません。また、災害時にも別の領域に保存されたメールを参照することができます。
バックアップは、メールだけでなくさまざまなデータの損失やシステム障害/災害に備えるデータ保護であり、バックアップした時点に確実に復旧できます。
2-1. 保護対象
メールアーカイブの保護対象はメール(メールと添付ドキュメント)のみであり、システム/ファイル/データベースもちろん環境全体を守るためにはバックアップが必要です。Microsoft 365の場合でも、メール以外にパブリックフォルダに保存されたWordやExcelファイル、そしてOneDriveに保存された様々なデータがあり、それらを保護するためにはバックアップが必要になります。１章で写真と動画のたとえ話をしましたが、動画の方が全部映っているから良いと感じられたかもしれませんが、メールアーカイブは、メール部分だけの動画になります。
2-2. 削除メールの保管
メールアーカイブは、メールの送受信をする度に自動でメールデータを収集し、メールシステムとは別の領域に確保し、ユーザーがメールを削除してもアーカイブ保管したメールは、影響を受けません。
バックアップは、１日１回などスケジュールし、その瞬間を切り取って写真を撮るように保管するため、削除した後にバックアップされてしまうと、当然、削除したメールは保存されません。
また、退職者があった場合でもアーカイブならメールシステムからユーザーを削除しても過去メールを残すことができますが、削除後のバックアップでは削除ユーザーのメールを含めることはできません。
そのため、完全なメール記録を長期保管するためには、バックアップだけでは運用が困難になります。
2-3. 災害時の利用方法
メールサーバーの故障や災害などが発生した際、すぐにユーザーがメールを利用できるのは「メールアーカイブ」です。バックアップを利用するためにはメールサーバーの復旧、または管理者に依頼し必要なメールを部分的にリストアしてもらう必要があります。
ただし、メールアーカイブだけではメールサーバーやメールを送受信するためのクライアントPCといったシステムを復旧することはできませんので、システムに応じてメールアーカイブとバックアップの併用をお勧めします。
このように、メールアーカイブとバックアップには大きな違いがあります。では、メールアーカイブの目的とは？ 3章では、メールアーカイブの目的を説明します。
3. メールアーカイブの主な３つの目的
メールアーカイブの目的は、主にコンプライアンス対策の強化です。その対策とは、
１．情報漏えいの抑止、
２．訴訟対策、
３．法令順守(電子文書保存義務化対応)
などがあげられます。リスクに対応するため、すべてのメールを過去にさかのぼっていつでも参照できる状態を整え、提示を求められたら情報を素早く提出できるようにします。日本国内の法律では、e文書法や、関税法、金融商品取引法などがあげられ、海外と取引のある企業は、SOX法や、eDiscovery法、GDPRなど海外の法律にも注意を払う必要があります。
また、すべてのメールが収集され保存されることで、従業員のセキュリティ意識も高まります。様々なハラスメントへの抑制効果も期待されています。
3-1. 情報漏えいの抑止
メールアーカイブは、すべてユーザーの送受信メールを一元管理でき、メールによる機密情報の持ち出しを防止できます。万が一、情報流出が発生した際には、メール履歴で実行した人物を特定することが可能です。すべてのメールが別サーバーに随時記録されていることが社内に周知されていれば、メールの不正利用の抑止にもつながります。
3-2. 訴訟対策
顧客、取引先や社員同士のトラブルなど、万が一訴訟問題が起きてしまった場合、裁判所から証拠としてメールの開示請求をされるケースがあります。このような場合でもメールアーカイブなら、全社メールから対象メールを検索し、証拠として提出できます。メールアーカイブはメールの送受信記録でありユーザーは記録されたメールに変更を加えることはできないため、信頼性の高いデータとして扱われます。
3-3. 法令順守
さまざまな法律で取引に関する電子メールの全文保存を義務化や推奨しています。長期保存と検索に長けるメールアーカイブを導入することで、電子データの保存管理補うことができます。
コンプライアンス対応のためには、単にすべてのメールの送受信を長期保管するだけではなく、役割に応じてメールのアクセス(閲覧)権が必要です。たとえば、経営層の方が全社員のメール閲覧できてしまっては、プライバシーの侵害や越権行為と言われたりします。メール閲覧の権利が認められるのは、メールをチェックする目的が業務内容の管理や情報漏えいのリスク対策など、業務上必要な範囲である事が前提です。
この前提の考え方を元に Arcserve Email Archiving Cloud は簡単設計ができるようになっていますので、アクセス権については５章を参考にしてください。
4章では、コンプライアンス対策のためにメールアーカイブをどこに保管するのが良いのか、お勧めの保存先について記載します。
4．メールアーカイブのお薦め保存先
企業で行うメールアーカイブは、どこに保管するのが良いのでしょうか。災害に備え、遠隔地に配置することを検討してください。ここでは、お客様環境(オンプレミス)に配置、パブリッククラウドに配置、ベンダーが提供するクラウドサービス利用の３つを比較すると、〇が多い「クラウドサービス」※がお勧めです。
※ここではArcserve Business Continuity Cloud を例とします。
クラウドのメリットは、ハードウェアの導入が不要で初期費用をおさえて遠隔地の利用ができるため、災害対策が簡単に始められることです。しかしながら、パブリッククラウドを利用するためにはクラウドの専門知識(設計から構築までネットワークなどノウハウ)が必要になります。そのため、構築日数も長くなりがちです。そこでArcserveでは、容量を見積もるだけで利用開始ができるメールアーカイブ保存先をご用意しました。
クラウドサービス(Arcserve)なら、構築済みのメールアーカイブ保存先を提供しますので、クラウドの専門知識をお持ちでない方でもすぐにメールアーカイブを始められます。
５章では、クラウドサービス(Arcserve)=「Arcserve Email Archiving Cloud」でお客様のお悩みを解決する方法をご紹介します。
5. Arcserve Email Archiving Cloud で５つのお悩み解決
Arcserve Email Archiving Cloud で、お客様の５つのお悩み解決についてご紹介します。
お悩み１.メールサーバーの障害時にメールの利用ができない
メールサーバー障害時でも、ブラウザを利用してアーカイブされたメールを参照することによって業務を継続することができます。
送受信されたメールデータはすべてリアルタイムにArcserve Email Archiving Cloudへ転送され、アーカイブされたメールはブラウザ経由でユーザー自身がアクセスすることができます。
お悩み2. メールの検索が遅くて、すぐにPCが固まってしまう
メールを検索すると、砂時計⏳が出てしまい長い時間待たされたり、他のアプリケーションも使えなくなったりしたことが皆さん経験あるのではないでしょうか。Arcserve Email Archiving Cloud を利用すると、検索時間を減らし、業務を効率化することができます。
Arcserve の検証では、2000万件のメールからの検索したところ標準検索で1秒、検索結果は10180件検出しました。検索には標準検索以外にもオプションがあり、メール アドレス、件名、本文、添付ファイルの検索、さらに期間を指定して検索することができます。この検索オプションを利用したArcserveの検証では、2秒 (2000万件のメールから83108件の検索結果を表示)という結果でした。
メールを読んで返信することに1日の就業時間の28%を費やしていると言われているほど業務の中心的存在のメールを効率的に保存し検索が高速化することで業務の効率化できます。
お悩み3. 過去メールを取り込んでメールを一括検索したい
Arcserve Email Archiving Cloudは、過去メールをアーカイブの取り込むための機能を持っています。取り込んだメールは、検索対象に含めることができます。たとえば、[email protected]さんは、異なるメールシステムで利用していた過去メールと新規システムのメールの両方がアーカイブされているため、１度の検索で検索結果を表示できます。サポートしているファイル形式であればメールを取り込むことができますので、メールシステムの横断ができます。
たとえば、Microsoft Exchangeをお使いの方が、Microsoft 365へ移行されるときに旧システムのExchangeメールをどのように保管されますか？おそらくIT管理者はまずバックアップをし、次にメールボックスをエクスポートして新システムMicrosoft 365へインポートすると思います。
・参考文献：メールボックスのインポートとエクスポート(Exchange Server)
このように同じ会社の製品であれば、メールを取り込む方法は準備されていると思いますが、たとえば、
Microsoft ExchangeからGoogle G Suite へメールシステムを移行された場合は、いかがでしょうか？
２つのメールシステムについて調べるだけでも時間や労力を使いますし、異なるメールシステム形式のメールを取り込むことは難しいというのが実情です。
代替え案としてバックアップが採用されることも多いのですが、バックアップは必要なメールを管理者に連絡してリストアしてもらう必要があります。またユーザーが個別に過去メールデータを保存した場合は過去メールと現在のメールの２つを検索することが必要になり２度手間になってしまいます。
過去メールを取り込む(アーカイブする)ことで、管理者もユーザーもメール管理が簡単になり効率化できます。
お悩み4. メールアーカイビングをしたいけど、
準備すべきサーバースペックがわからないし、構築日数や予算感がわからない
Arcserve Email Archiving Cloud にお申込みいただくと構築済み環境を提供しますので、サーバー購入も難しい設定も不要です。 注文から 7 営業日以内に Arcserve Email Archiving サーバへ のアクセスを提供します。
契約いただいたストレージ容量の範囲内であればメール アカウント数の制限はありません。一般的なメールアーカイブの場合、メールアカウント(利用者)の数で課金される製品が多いため、数が変わるごとに追加予算が必要になってしまいがちです。Arcserve Email Archiving Cloudは、シングル インスタンス ストレージ（SIS）と言われる重複排除と圧縮を組み合わせて使用することで、ストレージ容量を削減します。また、メールのメッセージ ID を利用し、同じ ID のメールは 1 度だけ保管される仕組みになっているため、ストレージ容量をおさえることができます。
また、Arcserve が提供するクラウドでは、通信費はアップロードもダウンロードもかかりませんので、いざというときの課金を心配する必要はありません。
参考：Arcserve Email Archiving Cloud
お悩み5. メールアーカイブを検討しているがアクセArcserve Email Archiving Cloudス権をどのように設定すべきかわからない
Arcserve Email Archiving Cloud をお申込みいただくと管理者アカウントを提供(Arcserveはお客様のメールにはアクセスできません)します。シンプルな考え方で大きく分けて以下のように４つのアクセス権をご用意していますので、業務内容に合わせて、コンプライアンス責任者、監査役、グループマネージャといったアクセス兼を割り当てていただくだけで利用開始ができます。
このようなお悩みの解決ができるだけでなく、メールアーカイブを導入することでメール記録を完全化し、アクセス権を割り当てることで、役割/部門ごとにさまざまなメリットが得られます。
| 役割 | メリット |
|---|---|
| 経営層 | ・企業の信頼性やイメージの向上ができる ・メール保管のコストをおさえることができる ・検索の向上で効率化につながり、従業員の業務効率アップができる |
| 法務部、人事部(コンプライアンス責任者) | ・情報漏えいの抑止、不正利用の抑止ができる ・コンプライアンス対策ができ、法令への対応ができる ・退職者含め、アーカイブされた全社員のメールを高速検索できる |
| システム管理者 | ・BCP(事業継続計画)の対策強化ができる ・メールデータの管理が自動化できる ・退職者アカウントの対応が簡便になる ・過去(旧システム)メールの保管、取り込みができる ・リストア要求から解放される |
| 全社員 | ・Webブラウザでリモートから自身のメール検索ができる |
[動画のご案内] Arcserve Email Archiving Cloud は、YouTubeでも解説しています。
6. まとめ
今回、メールアーカイブについてご紹介しました。
メールアーカイブは、１章ではバックアップとの違い、２章ではメールアーカイブの目的をご紹介しました。メールアーカイブを導入すると、以下のように企業にとって多くのメリットがあります。
管理者の負担の軽減はもちろん、メール検索のスピードを向上することで全社員の業務効率のアップができると考えられます。メールの利便性を確保するためにもメールアーカイブの導入をお勧めします。
※ オンプレミスでご利用いただけるArcserve Email Archivingもございます。
Arcserveでは、さまざまな日本語ドキュメント、ステップバイステップで画面を入れた手順書をご用意していますので、ぜひ一度、Arcserve カタログセンターをご覧ください。
[動画のご案内] Arcserve Email Archiving Cloud は、YouTubeでも解説していますのでこちらをご覧ください。
参考：
Arcserve Email Archiving Cloud よくあるご質問と回答
Arcserve Email Archiving Cloud スタートアップガイド
Arcserve Email Archiving Cloud ライセンスガイド
Arcserve Email Archiving Cloud アーカイブ先ストレージサイズの考え方Arcserve Email Archiving Cloud マイグレーション時の考慮点
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